企業(yè)辦公室是企業(yè)單位所不可缺少的部門，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)辦公室在企業(yè)中作用越來越明顯，企業(yè)的發(fā)展壯大離不開辦公室工作的高效運(yùn)作，本文是企業(yè)管理論文，發(fā)表在《企業(yè)管理》上，雜志創(chuàng)刊于1980年，是我國(guó)最早的一本面向企業(yè)的專業(yè)刊物。《企業(yè)管理》雜志以其實(shí)用性、前瞻性和權(quán)威性而深受廣大企業(yè)管理者、政府官員和專家的喜愛。

　　【摘　要】為探索市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下辦公室工作的新思路，新方法，筆者通過對(duì)辦公室工作的職能進(jìn)行闡述，從而引發(fā)出對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)辦公室工作的新思考

　　【關(guān)鍵詞】辦公室,職能,發(fā)揮,計(jì)劃經(jīng)濟(jì),企業(yè)管理論文

　　企業(yè)辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的工作中，發(fā)揮行政綜合協(xié)調(diào)作用和保障作用;是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。。

　　一、企業(yè)辦公室工作的職能

　　職能是辦公室權(quán)限的具體規(guī)定性，是辦公室任務(wù)的進(jìn)一步具體化，不同機(jī)構(gòu)的辦公室具有各自特定的職能。各級(jí)各類辦公室職能的明確，對(duì)于建立健全辦公室工作人員的崗位責(zé)任制，提高工作效率，加強(qiáng)目標(biāo)管理等具有重要意義。

　　企業(yè)辦公室的職能主要有：

　　1.參謀職能。企業(yè)辦公室參謀作用的體現(xiàn)不限于一時(shí)一地，一個(gè)階段，而是貫穿于領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理的全過程。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.收集信息;2.輔助決策;3.負(fù)責(zé)督辦并及時(shí)反饋信息。

　　2.管理職能。指運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的行政的和其它手段來管理企業(yè)的行政和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)事務(wù)。

　　3.協(xié)調(diào)職能。指為了完成特定目標(biāo)而是不同企業(yè)、部門、個(gè)人之間相互配合、協(xié)調(diào)一致的職能。通過協(xié)調(diào)使下屬各企業(yè)、部門以及個(gè)人之間密切配合，避免各種工作重復(fù)與矛盾沖突;是他們?cè)谀繕?biāo)一致的前提下和諧的執(zhí)行任務(wù)，提高工作效率;使多數(shù)人的努力匯成一股合力，把單獨(dú)的行動(dòng)匯成多數(shù)人的行動(dòng)等等。

　　4.服務(wù)職能。企業(yè)辦公室的服務(wù)和內(nèi)容主要是，為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層、為群眾服務(wù)，包括信息、咨詢、會(huì)議、公關(guān)、公文、檔案等服務(wù)項(xiàng)目。

　　二、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下辦公室工作的弊端

　　企業(yè)辦公室作為企業(yè)的工作部門，長(zhǎng)期以來，特別在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期認(rèn)識(shí)片面，職能單一，凡是按上級(jí)意圖辦事，聽命于領(lǐng)導(dǎo)的吩咐。工作缺乏主動(dòng)性，很難發(fā)揮決策和主動(dòng)參謀的作用。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)辦公室工作主要存在以下幾種弊端。

　　1.工作職能上比較單

　　計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的辦公室工作，工作性質(zhì)比較單一，主要起“收發(fā)室”、“檔案室”、“打字室”的作用。辦公室人員重點(diǎn)負(fù)責(zé)對(duì)來文來件的收發(fā)、整理和送交領(lǐng)導(dǎo)閱示，負(fù)責(zé)外來客人的接待和迎送，或者只能給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，這種單一性，主要是由于我國(guó)長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)造成的，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，計(jì)劃的制定乃至工作的方式都是被動(dòng)的，主要靠上級(jí)的行政命令來進(jìn)行，企業(yè)缺乏風(fēng)險(xiǎn)性，因而也導(dǎo)致了辦公室的工作單一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)的只是行政命令，計(jì)劃指標(biāo)由上級(jí)下達(dá)，產(chǎn)品銷售靠上級(jí)分配，管理方式是計(jì)劃模式下的對(duì)口管理，因而辦公室工作也是按部就班的。工作計(jì)劃、日程安排往往是一成不變的程序，辦公室工作難有緊迫感、實(shí)效感、挑戰(zhàn)感。進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這些工作人員已明顯不能適應(yīng)時(shí)刊發(fā)展。

　　2.服務(wù)方向上偏重“向上”

　　在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，辦公室主要服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，無論巨、細(xì)，均要悉聽遵命。工作圍繞著“領(lǐng)導(dǎo)”的指令轉(zhuǎn)。指示一到，趕緊行動(dòng)，文秘人員的思維活動(dòng)局限在于領(lǐng)導(dǎo)的思維和行動(dòng)之中，領(lǐng)導(dǎo)想到哪，文秘工作人員也應(yīng)該想到哪，工作沒有主動(dòng)性，缺乏超前性，服務(wù)方向始終是偏向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的，隨著我國(guó)企業(yè)改革的進(jìn)一步深化，特別是國(guó)有企業(yè)的轉(zhuǎn)機(jī)建制，對(duì)企業(yè)辦公室工作提出了新的要求，辦公室工作既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要聯(lián)系基層，成為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系基層的橋梁，既要向領(lǐng)導(dǎo)反映職工的愿望和要求，又要向職工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議，使辦公室成為領(lǐng)導(dǎo)與職工相互溝通的中介和紐帶。

　　3.機(jī)構(gòu)設(shè)置上較多重疊

　　計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的辦公室，機(jī)構(gòu)設(shè)置上較多重疊。在人員配置上均設(shè)有文秘、打印員及后勤服務(wù)人員。由于辦公室工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，分工過細(xì)，綜合應(yīng)用能力差，會(huì)起草文字的而不會(huì)打字，會(huì)打字的又不熟悉文字工作。許多老的辦公室工作人員，在新的辦公自動(dòng)化技術(shù)推廣以后，仍不會(huì)使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等新技術(shù)。這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的辦公室必然造成機(jī)構(gòu)重疊，人浮于事，工作效率低下。

　　三、企業(yè)辦公室適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的思考

　　由于種種的歷史原因，辦公室工作較長(zhǎng)時(shí)間處在一種封閉和半封閉的狀態(tài)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的撞擊，為企業(yè)辦公室轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，提出了新的課題。

　　1.學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)工作，轉(zhuǎn)變工作思路

　　企業(yè)辦公室適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，必須更新知識(shí)，學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)工作，轉(zhuǎn)變工作思路，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的辦公室模式中解脫出來，為企業(yè)搞活經(jīng)濟(jì)開拓思路。

　　一是轉(zhuǎn)變觀念。企業(yè)走向市場(chǎng)，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)相比已發(fā)生了重大變化。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)自擔(dān)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的優(yōu)劣決定了企業(yè)的生存和發(fā)展。作為企業(yè)的辦公室，必須在思路觀念上由“計(jì)劃”轉(zhuǎn)向“市場(chǎng)”，在工作方式上，也必須由適應(yīng)“計(jì)劃”，轉(zhuǎn)向適應(yīng)“市場(chǎng)”，一切工作緊緊圍繞服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)來進(jìn)行。

　　二是學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)工作。由于重心轉(zhuǎn)移，辦公室應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，提供營(yíng)銷策略，制定生產(chǎn)計(jì)劃，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段監(jiān)督生產(chǎn)過程，策劃公關(guān)活動(dòng)和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析。辦公室參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過程，原來熟悉的工作方法現(xiàn)在不靈了。因此，辦公室工作人員必須努力學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，經(jīng)濟(jì)法律知識(shí)，營(yíng)銷策略知識(shí)等。掌握和鑒別經(jīng)濟(jì)信息，用豐富的知識(shí)武裝自己的頭腦。如葛洲壩集團(tuán)由原來的工程局轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓F(tuán)公司后，企業(yè)辦公室工作人員學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，主動(dòng)地搜集、整理、反饋有關(guān)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科技等方面的經(jīng)濟(jì)信息，從錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)報(bào)表中抓住重點(diǎn)，為企業(yè)強(qiáng)占市場(chǎng)的“空白點(diǎn)”出謀劃策，贏得了群眾的稱贊。

　　三是必須具備創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能才。堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，敢于突破陳規(guī)，運(yùn)用馬克思主義基本原理解決顯示生活中的具體問題。

　　2.即參與決策和督辦執(zhí)行是企業(yè)辦公室的基本職能。

　　在過去的工作中，辦公室多忙于事務(wù)，在參與決策方面顯得十分薄弱，在督辦執(zhí)行方面也限于領(lǐng)導(dǎo)交辦，使“督辦”處在被動(dòng)狀態(tài)中，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。企業(yè)辦公室適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，要做好以下幾方面的工作。

　　一是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深化決策思想。企業(yè)辦公室應(yīng)在決策前同生產(chǎn)、計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、財(cái)會(huì)、人事等部門，廣泛收集信息資料，超前研究企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提出“可行性”預(yù)案，提煉決策思想和預(yù)案，供領(lǐng)導(dǎo)決斷;

　　二是強(qiáng)化參與性。辦公室的決策參與督辦執(zhí)行，都只有在實(shí)踐中才能完成，即在實(shí)踐中參與，在實(shí)踐中督辦。第一要參與企業(yè)的科技改造和科技攻關(guān)，了解“科技興企”中的難點(diǎn)和熱點(diǎn)，準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);第二要參與到企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，如深入產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、工程質(zhì)量、市場(chǎng)預(yù)測(cè)、資金運(yùn)轉(zhuǎn)等活動(dòng)中，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)留下辦公室人員的足跡，取得第一手資料;第三要配合供銷部門跑營(yíng)銷、訪問用戶、走向市場(chǎng)、傾聽用戶呼聲，向領(lǐng)導(dǎo)提供市場(chǎng)最直接的“回音”。

　　三是正確處理參與決策與督辦執(zhí)行關(guān)系。“參與”與“督辦”二者不可偏廢。參與決策在前，督辦執(zhí)行在后，參與決策的優(yōu)劣直接關(guān)系到督辦執(zhí)行的效果，同時(shí)，督辦執(zhí)行又是實(shí)現(xiàn)為企業(yè)決策服務(wù)的重要途徑，參與決策得當(dāng)，督辦執(zhí)行得力，是服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)正確決策的基礎(chǔ)。所以，辦公室人員即要高度重視參與決策，又要身體力行督辦執(zhí)行。

　　3.既服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，又服務(wù)基層

　　計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)辦公室在服務(wù)方向上偏重于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，忽視了基層群眾是企業(yè)實(shí)踐的主體。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)辦公室應(yīng)既服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，又服務(wù)于基層，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的目的。

　　4.既辦文辦會(huì)，又公關(guān)協(xié)調(diào)

　　辦文辦會(huì)是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下企業(yè)辦公室的一項(xiàng)主要事務(wù)性工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下;辦文辦會(huì)仍是企業(yè)辦公室的一項(xiàng)重要職能。但辦公室的工作還具有綜合性的特點(diǎn)，主要工作還包括輔助決策、接待來訪、調(diào)查研究、處理信息，公關(guān)協(xié)調(diào)等。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的情況下，辦公室應(yīng)從單純事務(wù)性工作中擺脫出來，在公關(guān)協(xié)調(diào)等方面發(fā)揮更大的作用。

　　隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)辦公室在企業(yè)中作用越來越明顯，企業(yè)辦公室日益從傳統(tǒng)的日常事務(wù)性工作，開始向科學(xué)化、程序化和高效率發(fā)展。辦公室工作成為企業(yè)的“智囊團(tuán)”的“指揮樞紐”，對(duì)于完善和強(qiáng)化企業(yè)自身的機(jī)能，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力和管理能力，必將發(fā)揮越來越重要的作用。因此，搞好辦公室工作是企業(yè)辦公室人員責(zé)無旁貸的責(zé)任。

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　　《中國(guó)行政管理》是探索行政科學(xué)真知，研究政府工作實(shí)際，反映最新學(xué)術(shù)信息，縱論公共管理話題的綜合性學(xué)術(shù)理論期刊。自創(chuàng)刊以來，始終堅(jiān)持理論性和實(shí)踐性的統(tǒng)一，關(guān)注公共管理科學(xué)和政府工作實(shí)際中的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題，精選有關(guān)方面的具有學(xué)術(shù)價(jià)值和創(chuàng)新之處的科研成果。