摘要：在信息化背景下，人事檔案作為單位人才儲備的重要依據(jù)和支撐，不僅關(guān)系著各單位的人才發(fā)展?fàn)顩r，更為國家人才的有效培養(yǎng)、儲備等工作提供了重要性的數(shù)據(jù)。在人事檔案管理工作中，我們要加快人事檔案管理信息化的進程，加強人事檔案管理的標準化建設(shè)，對人事檔案管理進行規(guī)范化。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

　　1.信息化背景下人事檔案管理的意義

　　在信息化時代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量，加強信息共享與安全儲存也是時代發(fā)展的需要。人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實體文件管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在進行信息化人事檔案管理時，檔案管理工作需要對那些易于損壞、使用頻率較高的重要檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保存，以方便使用和查詢。

　　1.1為社會選人用人提供方便

　　人事檔案進行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式存在，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享平臺對人員進行直接快速了解，不必再像對傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作速率，同時也可減少了相關(guān)管理部門對人事檔案管理的工作量，還確保了檔案信息的準確性，提高人事管理部門的工作效率。

　　1.2增強檔案原件保護

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，雖說在檔案室里能夠保護完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息化、數(shù)字化，會使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時間長久的檔案物品，信息化實施后明顯是對他們最好的保護方式。同時，檔案信息化也避免了一些動機不正的人員對檔案進行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護。

　　1.3降低管理成本

　　傳統(tǒng)的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費用，而且查閱起來極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費。

　　2.信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

　　新世紀以來，我國的經(jīng)濟水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升。而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學(xué)合理地分配任務(wù)和崗位成為推動發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸走到了臺前，被越來越多的學(xué)者和專家重視、研究。在學(xué)術(shù)界已有不少的研究員對人事檔案管理的發(fā)展進行了研究，對其在發(fā)展中出現(xiàn)的問題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進行了相關(guān)的研究。

　　2.1缺乏強有力的監(jiān)督

　　有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強有力的監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的作用沒有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關(guān)系沒有劃清，在日常工作中往往會出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來監(jiān)督檔案管理工作，沒能很好地發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

　　2.2工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠過硬

　　檔案的管理需有專業(yè)的監(jiān)管人士進行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關(guān)的資格證，有的甚至是臨時調(diào)用，自身專業(yè)素質(zhì)不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

　　3.人事檔案管理信息化建設(shè)研究

　　3.1重視人事檔案管理信息化建設(shè)的安全機制

　　人事檔案信管理信息化建設(shè)也需要建立起相應(yīng)的安全機制，事業(yè)單位要建立起相應(yīng)的檔案信息管理規(guī)章制度，同時對現(xiàn)有檔案信息安全保障系統(tǒng)加以完善。要做好日常檔案信息的備份工作，同時建立起相應(yīng)的檔案恢復(fù)機制，提高檔案存儲的安全性。

　　3.2進行技術(shù)創(chuàng)新現(xiàn)階段

　　想要提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，不能只提高對其工作重要性的認識，同時也要切實保障工作所需的物質(zhì)因素。針對于此，事業(yè)單位必須要革新原有的檔案管理觀念，要與時俱進，朝著建立信息化檔案管理的方向發(fā)展。在實際操作時，事業(yè)單位首先要做好檔案管理信息化設(shè)備建設(shè)工作，投入足夠的資金來引入更加先進的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，同時做好設(shè)備養(yǎng)護工作。

　　4.信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新思路

　　4.1建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

　　人事檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)不斷建設(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，提高各級各類檔案管理部門以及相關(guān)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施配置水平，將計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理之中，逐步提高檔案信息化應(yīng)用程度，實現(xiàn)信息化數(shù)據(jù)庫的建立和健全。

　　4.2提升人事檔案信息化安全管理

　　人事檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)注重健全和完善相應(yīng)的安全制度，由于涉及人員的個人信息內(nèi)容多，因此，提出完善的行政立法建議，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制定和普及，便于形成有效的人事檔案信息安全和約束機制，實現(xiàn)人事檔案信息化的法制化建設(shè)。由于人事檔案管理工作需要將專業(yè)性、機密性、政治性以及嚴謹性相結(jié)合，當(dāng)前的人事檔案管理主要以人為主，即專人管理和單獨存放，普遍缺乏計算機信息安全保密方面的相關(guān)知識。

　　5.結(jié)語

　　總之，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。人事檔案信息化應(yīng)吸取其它檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗與教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展的前提下，努力探索出一條向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的可持續(xù)道路。

　　參考文獻

　　[1]梁偉杰.信息化背景下高校人事檔案管理模式優(yōu)化策略的探討[J].欽州學(xué)院學(xué)報,2017,32(06):91-95.

　　[2]王芳.基于信息化背景下談事業(yè)單位人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(11):136-137.

　　[3]周玉敏.淺析信息化背景下人事檔案管理的新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(08):154.

　　作者李永艷

　　推薦閱讀：檔案論文人力資源管理中人事檔案的應(yīng)用