【摘要】企業(yè)一般在每年一季度開(kāi)始收集上一年度形成的應(yīng)歸檔材料?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。由于歸檔間隔時(shí)間長(zhǎng)、工作任務(wù)又比較集中等原因，導(dǎo)致出現(xiàn)“應(yīng)歸未歸”“歸而不精”的情況?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。本文創(chuàng)新提出管理類檔案“快一步工作法”，將文件材料收集整理固化到每個(gè)月，做到隨辦隨歸，對(duì)做好管理類檔案的日常收集、整理、歸檔工作具有很好的借鑒意義?‍‌‍?‍‌‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍?‍‌‍?‍‌??‍?‍?‍‌‍?‍?‍?‍‌‍‌‍‌‍‌‍?‍‌‍?‍???‍?‍?‍?‍?‍?‍?‍‌‍?‍‌‍?‍‌‍‌‍‌‍?。

　　【關(guān)鍵詞】管理類檔案；創(chuàng)新；隨辦隨歸

　　國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中的“企業(yè)管理類檔案”是指：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的記錄。企業(yè)管理類檔案是公司全體員工的智慧積累，真實(shí)客觀地記錄公司的發(fā)展歷程。而檔案的收集整理，是體現(xiàn)檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)。

　　一、管理類檔案現(xiàn)狀分析

　　依據(jù)《國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》，管理類檔案按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，實(shí)行部門立卷，管理類文件材料應(yīng)在辦理完畢后次年第1季度歸檔，第二季度歸檔完畢。這就造成當(dāng)年形成的管理類檔案大量集中在次年上半年進(jìn)行收集并歸檔，由于間隔時(shí)間較長(zhǎng)，如果中間人員變動(dòng)，歸檔材料沒(méi)有及時(shí)做好交接，在收集歸檔時(shí)檔案遺漏、丟失的風(fēng)險(xiǎn)較大；且由于每年3月份開(kāi)始對(duì)各部門進(jìn)行收集歸檔時(shí)，工作過(guò)于集中，檔案管理部門工作壓力大，容易造成積壓，無(wú)法保證檔案收集歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

　　為了解決這些問(wèn)題，國(guó)網(wǎng)德州供電公司依托國(guó)網(wǎng)公司協(xié)同辦公和數(shù)字檔案館系統(tǒng)，構(gòu)建“隨辦隨歸”管理模式，在做好部門立卷的基礎(chǔ)上，探索出管理類檔案“快一步工作法”。

　　二、建“預(yù)歸檔”機(jī)制，推行檔案“快一步工作法”

　　（一）把握文件材料形成規(guī)律，明確“預(yù)歸檔”流程。通過(guò)認(rèn)真研究國(guó)網(wǎng)山東省電力公司下發(fā)的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)，將管理類檔案分解為收發(fā)文、大事記、日常業(yè)務(wù)管理三種類型，分別明確了“預(yù)歸檔”流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，使大家一目了然。1.收發(fā)文中的應(yīng)歸檔文件材料。收發(fā)文又分為電子公文和紙質(zhì)公文，其中電子公文是指由協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并辦理完畢的公司發(fā)文、收文。電子公文的預(yù)歸檔流程為：辦公室文書每天將辦理完畢的公文，按照不同歸檔部門分別轉(zhuǎn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)“待整理文件”庫(kù)。然后各部門兼職檔案員就會(huì)在檔案管理系統(tǒng)中看到本部門的“待整理文件”，兼職檔案員每月月底對(duì)這些“待整理文件”的保存價(jià)值進(jìn)行鑒別，不需要?dú)w檔的轉(zhuǎn)入“不歸檔”庫(kù)，需要?dú)w檔的劃分保管期限，填寫歸檔信息，轉(zhuǎn)入“預(yù)裝盒”庫(kù)，并送至檔案管理員審核。辦公室檔案管理員每月5日前進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是歸檔信息是否準(zhǔn)確完整，審核通過(guò)后，完成預(yù)歸檔，從而實(shí)現(xiàn)電子公文到電子檔案的轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)公文的預(yù)歸檔流程為：辦公室文書每月10日前根據(jù)“預(yù)裝盒”庫(kù)內(nèi)需歸檔文件，打印紙質(zhì)公文，并通知各部門兼職檔案員來(lái)領(lǐng)取。各部門兼職檔案員領(lǐng)取紙質(zhì)公文后，每月25日前完成紙質(zhì)公文的預(yù)整理，包括加蓋歸檔章，填寫歸檔信息。歸檔章的填寫內(nèi)容包括：全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)，但暫時(shí)先不用填寫文件序號(hào)（這是因?yàn)楣芾眍惖奈募瑧?yīng)該按照文件形成的時(shí)間、結(jié)合事由來(lái)進(jìn)行排序，所以在預(yù)整理階段先不排序，在第二年年初正式歸檔時(shí)統(tǒng)一排序，最終完成年度歸檔），然后送檔案管理員審核。檔案管理員每月月底對(duì)送審的紙質(zhì)公文進(jìn)行質(zhì)量檢查，這里檢查的重點(diǎn)是紙質(zhì)公文整理是否規(guī)范，審核通過(guò)后，完成紙質(zhì)公文的預(yù)歸檔。2.大事記應(yīng)歸檔文件材料。與大事記相關(guān)的文件材料預(yù)歸檔流程為：辦公室秘書每月5日前編寫公司上月大事記。檔案管理員根據(jù)大事記內(nèi)容在每月10日前篩選出具有保存價(jià)值的歸檔材料，編制歸檔材料清單，并發(fā)送至各責(zé)任部門。各責(zé)任部門兼職檔案員每月25日前根據(jù)清單內(nèi)容收集、整理相應(yīng)的歸檔材料。在檔案管理系統(tǒng)中完成預(yù)裝盒，同時(shí)將實(shí)體檔案提交至檔案管理員審核。檔案管理員每月月底進(jìn)行審核，這里審核的重點(diǎn)是整理是否規(guī)范、系統(tǒng)中掛接的電子原文與實(shí)體檔案是否一致，審核合格后，完成預(yù)歸檔。3.日常業(yè)務(wù)管理性應(yīng)歸檔文件材料。日常業(yè)務(wù)管理中產(chǎn)生的文件材料是指除了收發(fā)文、大事記以外的其他管理性材料，例如組織部的員工考勤表、各部門年度工作總結(jié)、各專業(yè)年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。此類文件材料的預(yù)歸檔流程為：公司各部門每月10日前都要收集上個(gè)月形成的需歸檔文件材料。兼職檔案員每月25日前在檔案管理系統(tǒng)中完成預(yù)裝盒，并連同紙質(zhì)檔案一起提交檔案管理員審核。檔案管理員每月月底進(jìn)行審核，這里審核的重點(diǎn)是收集是否齊全、系統(tǒng)中電子原文與紙質(zhì)檔案是否一致，審核通過(guò)后，完成預(yù)歸檔。

　　（二）構(gòu)建覆蓋全員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。公司按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，全方位加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。健全辦公室歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與、縱向到底、橫向到邊的工作網(wǎng)絡(luò)，層層落實(shí)全員檔案責(zé)任。1.各部門主要負(fù)責(zé)人履行第一責(zé)任人職責(zé)，親自研究、親自部署，及時(shí)協(xié)調(diào)解決重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，并對(duì)本部門歸檔材料的完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。2.各部門負(fù)責(zé)綜合管理或檔案管理的牽頭處室（專工），全面分析本部門文件材料歸檔范圍，與部門重點(diǎn)工作有機(jī)結(jié)合，加強(qiáng)文件材料收集工作的前期策劃、中期協(xié)調(diào)、后期審核。3.各級(jí)管理人員工作中應(yīng)考慮文件歸檔份數(shù)，做好文件材料的日常收集工作，并及時(shí)向部門兼職檔案員歸檔，對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.各部門兼職檔案員按照規(guī)范要求做好整理工作，按月度進(jìn)行預(yù)歸檔（修整、裝訂、編頁(yè)、分類、加蓋歸檔章等）。5.辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各部門、各專業(yè)檔案收集立卷工作；負(fù)責(zé)對(duì)電子公文按照“預(yù)歸檔”原則進(jìn)行預(yù)裝盒，每月按機(jī)構(gòu)和保管期限分類打印，進(jìn)行預(yù)整理并集中存放；次年1月份開(kāi)始，將上年“預(yù)歸檔”的管理類文件材料進(jìn)行核查調(diào)整，對(duì)已分類好的紙質(zhì)文檔和檔案管理系統(tǒng)內(nèi)預(yù)歸檔的電子文件按歸檔文件整理規(guī)則統(tǒng)一編目，打印歸檔文件目錄，整理裝盒上架，完成全年歸檔任務(wù)。

　　三、管理類檔案“快一步工作法”的實(shí)施效果

　　（一）為公司管理的決策提供數(shù)據(jù)支撐。實(shí)施管理類檔案“快一步工作法”，不僅能夠減少檔案原件的遺失遺漏，降低原件丟失風(fēng)險(xiǎn)；還可以減少檔案管理部門的工作壓力，提高工作效率，真正做到了“應(yīng)歸盡歸、歸就精品”。同時(shí)為檔案管理部門節(jié)省大量的檔案收集整理時(shí)間，讓他們有更多的時(shí)間留在對(duì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析上，充分利用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)管理模式，積極探索智慧檔案管理，推動(dòng)檔案工作持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步提升檔案的潛在價(jià)值，為公司管理的決策提供數(shù)據(jù)支撐。

　　（二）提升檔案工作及檔案價(jià)值。實(shí)施管理類檔案“快一步工作法”以來(lái)，公司充分利用檔案資源開(kāi)展“講好檔案故事”微視頻制作及展播活動(dòng)。先后拍攝《永久的記憶》《拆遷疑云》《憶·檔案》《光陰的故事》等檔案宣傳視頻并在公司大廳循環(huán)展播，讓公司員工更直觀地了解檔案和檔案工作，感受檔案文化的獨(dú)特魅力。在國(guó)際檔案日制作“奮斗新時(shí)代·與光明同行”檔案見(jiàn)證德電發(fā)展宣傳展板，展現(xiàn)德州從1902年有電以來(lái)經(jīng)歷的滄桑巨變，記錄公司發(fā)展過(guò)程中的重要?dú)v史時(shí)刻，通過(guò)圖片展覽讓廣大員工感受檔案的作用，充分展現(xiàn)了檔案工作者“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的宗旨，提升了檔案價(jià)值。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　下一步，我們將進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，結(jié)合各門類檔案的特點(diǎn)，逐步總結(jié)完善“快一步工作法”，最終實(shí)現(xiàn)在各門類檔案中推廣應(yīng)用，全面提升檔案的整體管理水平。

　　盧秀紅

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