摘要：伴隨信息技術的不斷發展，各類新型技術正在逐漸進入人們的日常工作中，各項工作也需在信息化背景下得以開展。文書檔案管理工作是一項帶有服務性質的工作，傳統的文書檔案管理工作需要依靠工作人員進行整理、查找、歸檔等，效率較低的同時也容易出現差錯。本文主要分析了信息化背景下文書檔案信息化管理的優勢以及實現現代化管理、節約管理成本和提高文書檔案管理效率的關鍵。

　　關鍵詞：文書檔案；信息化管理；建議

　　1.大數據對單位文書檔案產生的影響

　　基于大數據環境，單位文書檔案最先受到的挑戰是傳統紙質檔案管理模式的滯后，信息載體發生變化。隨著紙質檔案向數字檔案發展，構建了數字化檔案管理系統，發揮了網絡化管理乎段的作用。在檔案應用過程中，也不再依賴乎工模式，而以信息技術為乎段，實現檔案資料的準確定位，強化信息共享，檔案管理開發與利用效率都顯著提升。

　　2.現今文書檔案管理工作的問題

　　首先，對文書檔案的管理工作重視不足。由于檔案管理工作不會產生直接的經濟效益，因此在很多企事業單位內部自上而下就沒有形成對檔案管理工作的重視，檔案管理工作缺少必要的配合，管理也就很難做到系統性、真實性、準確性和科學化。其次，檔案管理制度不健全。檔案管理是企業管理的重要組成部分，但很多企業在檔案管理的工作中缺乏健全而科學的制度支撐，檔案管理水平難以適應企業的發展需求。再其次，檔案管理人員的專業素養欠缺。企業往往對檔案管理人員缺乏必要的培訓，檔案管理人員在管理知識、管理思維和業務素養上都無法應對日益繁復的檔案管理工作，更無法對龐大的數據信息進行有效地綜合、歸類和必要的解析，傳統的管理方式和管理工具也使得檔案管理效能不高。最后，檔案管理的信息化程度不高，且缺乏合理的規劃和統一的標準。雖然目前文書檔案管理工作所涉及的電子檔案事項逐步增多，但管理理念和方式仍然沿用傳統的文本管理模式，再加上在檔案信息化建設方而的投入不多，無論是在人才、技術還是在管理模式上都無法達到對數據的集中化、規范化、標準化、流程化、信息化管理。

　　3.信息化背景下文書檔案管理的優勢

　　3.1有助于促進資源共享

　　信息技術的最大優勢在于可以有效改變傳統信息技術的傳播機制。在我國當前的文書檔案管理工作中，通過數字化的形式使得各項文書檔案可以在網絡上進行流傳，不需要再對所有檔案都進行查閱，這就使得資源可以有效共享。

　　3.2有助于加強文書檔案管理的完整性

　　通過信息化技術，我們可以搭建全國統一的文書檔案管理平臺，所有管理人員都可以在該平臺上進行工作，同時所有工作流程都可以在網絡上進行，這就使得各個環節都處于嚴格控制狀態，服務器會對所有工作環節都進行記錄，對所有修改記錄也會予以有效保存，這樣可以使得各種原始數據完整保存下來。因此，信息化背景下的文書檔案管理工作可以將各個信息完整保存并且快速查詢，這樣可以提高文書檔案管理工作的完整性。

　　3.3可以提高整個文書檔案管理工作效率

　　在傳統文書檔案管理工作中，人工管理方式常常工作量巨大，工作效率還非常低下。因此這樣的管理模式與當前社會的發展需求并不一致，加強文書檔案與計算機信息技術的結合已經成為時代所需。在進行管理時，通過信息化文書檔案管理可以更好地將紙質檔案進行電子化操作。通過電子化操作可以使得所有數據都儲存到電腦之中。在進行數據調閱或者數據查詢時可以更加高效，只需要輸入關鍵字就可以將所有信息全部調閱出來，提高了文書檔案管理的有效性。

　　4.推進文書檔案信息化管理工作的相關建議

　　4.1提高管理人員業務素質

　　信息化在當今呈迅猛發展趨勢，因此，對文書檔案的信息化管理也要愈加重視，而其中關鍵因素便是文檔工作人員。作為文書檔案的管理人員，首先要努力提高自身的專業知識素養和信息化操作能力。所以，有關單位要組織檔案管理人員參加培訓，有效促進管理人員的全面素質發展。另外，制定相應的獎勵制度，對于在工作中有突出表現的或者是通過工作實踐創新出新的改革措施的，將文書檔案管理工作的晉升作為獎勵的主要手段，并適當地給予相應的物質獎勵。

　　4.2轉變觀念，完善制度

　　信息化的發展推動文書檔案管理工作的變化，同時相應的管理制度也要適時做出調整和完善，促進文書檔案管理工作的良好有序推進。首先要對文檔信息化管理流程進行規范和制度建設，使得檔案工作人員都有章可循，按照規定的檔案管理流程，促進歸檔工作的高效高質完成。在信息技術迅猛發展的今天，必須加強信息的保密工作，尤其是檔案的相關工作人員，必須要增強安全防范意識，將安全措施落實到細節上，保證電子檔案的信息安全。

　　4.3建立并完善信息化管理平臺

　　通過建立信息化管理平臺并完善管理辦法來促進信息收集、檔案查閱和文案歸檔等工作，同時要不斷提升平臺管理隊伍的整體素質，文檔的相關工作人員是推進文檔信息化管理的中堅力量，通過對其進行規范管理，來落實信息化平臺建設。

　　5.結語

　　伴隨社會的不斷發展與進步，傳統模式的文書檔案管理工作已經很難滿足當下實際需求，這會導致文書檔案管理工作無法實現轉型。目前，我國已經進入信息化發展階段，傳統模式的文書檔案管理工作會存在諸多局限性，相關人員需要切實認識到信息化技術的應用優勢，并且從多種方面入手選擇合理、有效的工作策略，實現信息化技術與文書檔案管理的緊密結合。

　　參考文獻

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　　作者李永艷

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